Partenaires

CNRS
Logo tutelle Logo tutelle
Logo tutelle Logo tutelle


Rechercher

Sur ce site

Sur le Web du CNRS


Accueil du site > Intranet

Organiser sa mission

 

PROCÉDURE POUR LES MISSIONS

 

L’ordre de mission (OM) est obligatoire pour tout déplacement en dehors de la résidence administrative. L’OM atteste que le missionnaire est en situation régulière d’absence et assure une garantie de couverture des accidents de services pour les accidents survenus au cours de la mission.

Pour préparer votre mission :

  1. Vous devez remplir 15 jours avant votre départ, pour une mission en France, et 1 mois avant, pour une mission à l’étranger, une demande d’ordre de mission avec frais ou sans frais. Toutes les rubriques de la demande d’OM doivent être renseignées. Et s’il s’agit d’une première mission ou si vous changez de compte bancaire, n’oubliez pas de joindre un RIB. Si nécessaire, assurez-vous des conditions de sécurité dans le pays d’accueil (avis FSD).

 

  1. Pour la participation à un colloque, vous devez joindre impérativement à votre demande d’OM une copie des pages du programme indiquant les dates de la manifestation et les prestations comprises dans les frais d’inscriptions : nombre de repas, de nuitées et frais de transport. Les frais d’inscription doivent être payés prioritairement sur présentation d’un bon de commande. Si l’organisme n’accepte pas les bons de commande, ils vous seront remboursés en retour de mission, à partir des lignes de crédits dédiées (contrats, dotation d’équipe).

 

  1. Pour toute autre mission veuillez joindre à votre demande d’OM votre convocation (ex : CNU, formation, …) ou invitation (ex : séminaire, réunion de travail, …).

 

  1. Utilisation du véhicule personnel, le secrétariat doit obligatoirement et préalablement à votre départ soumettre votre demande  à la signature du :
  • Président de l’UL, si la mission est passée sur des crédits de l’UL (penser à compléter la demande d’autorisation de véhicule)
  • Directeur d’unité, si la mission est passée sur des crédits du CNRS (à préciser sur la demande d’OM).

Parallèlement vous devez justifier, auprès du secrétariat, de la souscription d’une police d’assurance et fournir une copie de la carte grise du véhicule.

Une simulation de votre trajet vous sera demandée, à partir du site : http://www.viamichelin.fr/, pour prétendre à un remboursement de vos frais kilométriques.

  1. Si vous utilisez un taxi ou un véhicule de location vous devez recevoir l’accord préalable du directeur d’unité. L’utilisation du taxi ou d’un véhicule de location doit être justifiée par l’absence de transport en commun ou par le transport d’objet lourd ou encombrant.

 

Pour réserver votre transport :

  • Si la mission est imputée sur des crédits UL : le secrétariat se charge d’établir la réservation suivant les horaires que vous aurez indiqués sur la demande d’OM.
  • Si la mission est imputée sur des crédits CNRS : vous devez pré-réserver en ligne vos titres de transport aérien, train, location de voiture et l’hôtel (voir procédure ci- dessous).

NB : il n’y a pas de remboursement de la 1ère classe SNCF pour les trajets inférieurs à 2 heures.

Procédure de réservation en ligne (tous les agents du laboratoire ont reçu, par messagerie électronique, un identifiant et un mot de passe pour se connecter à l’interface informatique ou peuvent se connecter par le biais d’un certificat électronique) :

  1. Se connecter au portail SIMBAD : http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/agence/simbad.htm.,
  2. Rechercher les prestations souhaitées,
  3. Consulter les disponibilités proposées, ajouter la prestation choisie au récapitulatif de votre itinéraire,
  4. Une fois l’itinéraire complété, finaliser votre pré-réservation en choisissant l’un des gestionnaires de l’unité comme « valideur »,
  5. Vérifier les modalités de livraison et confirmer votre pré-réservation : votre trajet est envoyé au secrétariat qui validera votre demande auprès de l’agence de voyages.

Attention vous devrez également vous connecter sur SIMBAD pour finaliser la déclaration de votre mission à l'étranger auprès du Fonctionnaire Sécurité Défense du CNRS.

 

Dès votre retour de mission :

  1. Que vous ayez ou non engagé des frais durant votre mission, vous devez systématiquement remplir un état de frais de mission (même si celui-ci est à montant nul, par ex : transport et hébergement pris en charge par le bon de commande via le marché et aucun autre frais engagé lors de la mission).
  2. Vous devez remettre au secrétariat financier l’état de frais UL ou CNRS, accompagné de toutes les pièces justificatives liées à votre déplacement (titres de transport, factures de restaurant, facture d’hôtel, reçu de frais d’inscription…). Les pièces justificatives doivent être présentées de façon lisible.
  3. Si votre mission a donné lieu à une publication, un acte publié, une communication orale ou affichée, vous devez fournir leurs références complètes au secrétariat pour la mise à jour de la production scientifique de l’unité.

 

- Demande d’ordre de mission CNRS

- Demande d’ordre de mission UL

- Annexe aux demandes d'ordre de mission

- Etat de frais UL

- Etat de frais CNRS

- Demande d’autorisation de véhicule

 

Pour information, une indemnité journalière (IJ) en France s’élève à 90,50 €, décomposée de la façon suivante :

1IJ = 15,25 € (déjeuner) +15,25 € (dîner) + 60,00 € (nuitée)

Cependant si vous réservez par un bon de commande via le marché FRAM (pour le CNRS) ou CARLSON (pour l’UL) vous pouvez bénéficier d’une nuitée au-delà de 60,00 €.

Les indemnités journalières à l’étranger dépendent du pays de destination.

 

Toutes les demandes concernant des missions doivent être déposées au 2ème étage ou transmises à l'adresse générique du secrétariat.